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清单思维:为什么精英人士都是清单控(原创)

网络整理 2020-01-13 04:00:36 作者:岁月如歌

老板要你两天内完成一个项目方案设计;

正在进修的职业课本周有一份作业要交;

供应商那边出了纰漏,必须要赶过去盯着;

团队的绩效考核数据该写成月报递交了;

下午部门有一个汇报会是你负责的,从人员通知到后期记录都需要你来做……

听到这里,你的脑海里是已经清晰地知道自己要做什么了,还是只觉得一团浆糊,一个头两个大呢?

在生活和工作中,意外情况总是比计划发生的要快,我们常常要多线处理各种事情。在这种时候,有些人能够有条不紊地解决问题,有些人则会在原来问题的基础上制造出新的问题。

如果你去向前者请教,往往能发现他们有一个共同点:拥有清单思维。

什么是清单思维?

简单来说,清单思维就是把需要做的每件事以清单形式进行整理,将原则和关键点写下来,并严格按照清单推进,以将成功的可能性提升到最大。而清单要素的遴选,必须坚守简单、可测、高效的原则。

你或许会说:列清单,那有什么难的?不错。每个人都有列清单的经历,从年初的年度清单,到各个阶段的梦想清单,甚至去超市购物前我们都会列一张购物清单。

清单思维:为什么精英人士都是清单控(原创)

但是,你真的“会”列清单吗?从随便写下的一二三四五到清单思维的转变,这中间的差别在哪里呢?

以我们刚刚提到的几件事举例。首先,我们要在工作范围写一张泛清单。在这张泛清单上,你是按照四件事件发生的顺序来写,还是按照自己的喜好来排序?正确的做法应该是按照优先级排序。

有一个小诀窍:紧急且重要者排第一,紧急不重要者排第二,重要不紧急者排第三,不重要不紧急者排最后。

那么这四件事的排序就应该是:1.监督供应商解决问题。2.组织策划汇报会事宜。3.收集数据并编写月报。4.项目方案设计。5.完成职业课作业。

怎么样,是不是突然觉得思路清晰了很多?

泛清单已经列好,接下来是重头戏—怎样为每件事情列清单。例如,组织策划汇报会事宜。我们来看一份会议清单:

一、会前准备

1. 确定会议具体时间、地点、议题、目的。

2. 确认与会人员名单,通知相关人员参会,附会议议题以供提前思考。

3. 物资准备:纸质材料(签到表等)、电子材料(PPT等)、矿泉水、现场桌椅、投影设备。

二、会中执行

1. 会前十分钟,确认人员到达情况。

2. 会议时间节点把控,推动会议正常进行。

3. 会议内容记录。

4. 会议最终总结,就议题达成某共识。

三、会后工作

1. 将整理好的会议纪要发给与会人员,确认记录无误。

2. 根据会议中达成的共识及分工推进工作完成。

清单思维:为什么精英人士都是清单控(原创)

这是根据过往经验,将组织策划汇报会的关键点列出来的一张清单。它并不完美,还需要在实践中接受检测和改进,但这也正是每张清单应该具有的特性。一张合格的清单并不是随手写出来的,它背后的核心是标准化和流程化。

将某件事的经验总结成一个运行逻辑,根据逻辑罗列清单,这才是清单思维想要教会我们做的事情。

清单思维能给我们带来什么?

首先,最重要的一点莫过于它解放了我们的大脑空间。重复性的工作繁杂琐碎,记住他们不仅费时费力,还容易出错。按照清单推进,保证成功率的同时,我们也有了余力去思考如何优化流程,提高效率。

比如,当我们需要出差的时候,最头疼的就是出门才发现自己忘带某件必需品。你或许已经尝试过列一张出差清单,但在学习了清单思维以后,你会发现,原先的清单是可以再整理优化的。

清单思维:为什么精英人士都是清单控(原创)

让我们先梳理出清单背后的运行逻辑—在这种情境下,即一个人出门生活所需的出行用品及出差所需材料。我们来看这样一张清单:

一、工作资料

1. 电子材料:PPT、Word文档、图片等,并在U盘中进行备份,防止意外情况。

2. 纸质材料:盖章材料、相关公函等,并事先复印,分开存放,防止意外情况。

3. 相关设备:笔记本电脑及电源线、随身Wifi(以便随时办公)。

二、生活用品

1. 出门四要素“身手钥钱”:身份证、手机(及充电器、充电宝)、钥匙、钱包。

2. 衣:两套商务着装。

3. 食:肠胃药。

4. 住:毛巾、牙刷、护肤品、化妆品。

5. 行:一双商务皮鞋/高跟鞋;一双舒适运动鞋。

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