首页 >> 科技 >>列表

项目经理怎么汇报进展,得先知道如何去衡量项目状态(原创)

网络整理 2020-01-14 10:04:02 作者:半生情缘

项目经理怎么汇报进展,得先知道如何去衡量项目状态(原创)

项目管理知识体系指南(PMBOK)中指出:项目是组织不能在组织正常运行范围内解决的活动的一种手段,因此,项目通常被用作实现组织战略计划的手段。项目是组织的一种重要投资方式,也是是组织发展和改进的关键。关于哪些重大项目的决定通常是在组织的年度规划周期内进行的,一般需要经过高管批准预算和资源来进行预定的交付。

那么组织的高管如何知道当前的交付是他们当初原来同意的?如果项目的交付周期出现问题管理层如何做出决策?在保持高优先级项目上如何形成一致性意见?这个时候,了解项目的状态是关键!项目状态应该回答的一些示例问题是:

项目是否在按照我们当初的期望在进行?

是否有足够的预算完成项目?

项目形成的成果是否是客户所期望的?

项目最终产品的质量是否满足客户要求?

而通过项目状态的反馈锁形成支持的一些示例决策是:

决定项目不会达到预期的投资回报率,从而取消它

决定项目需要额外的投资,因为可以满足预期的投资回报率

改变项目的资源

决定要保留或改变的范围

因此,项目状态的挑战是了解哪些信息应该被收集、被整合和形成报告,以便组织管理层提供更好的支持。

项目经理怎么汇报进展,得先知道如何去衡量项目状态(原创)

为什么要这么麻烦的对项目的状态进行衡量?收集项目的状态信息是项目的额外工作,及需要产生额外的费用,也会分散项目团队成员的工作注意力,同时还需要由专人进行监控,确保对于跨项目状态的一致性,避免出现项目究竟是处于“正常交付”还是“有风险状态”的分歧。

在项目方面,通过正在衡量的事实推动项目活动的完成,它可以提醒团队成员和管理层应该注意什么。所以,尽管对于团队成员来说,这可以是额外的工作,但是通过适当的衡量可以知道已经完成了很多的工作。

衡量项目状态的重点是采用科学的方法,使组织获得新知识,整合和纠正以前的知识。以这种方式,组织可以通过如何提供项目来改进。它使组织能够做出基于事实的决定,而不是依靠意见。衡量是什么意思?定义衡量意味着有助于决定我们需要衡量什么。衡量量是一组观察结果,通过其减少不确定性,其中结果表示为数量。不同的测量具有不同的信息值,包括错误机会相关的信息价值以及错误的代价。通过衡量来减少项目中发生的不确定因素。通过减少不确定性,高管们才能知道如何最好地继续分配资源,才能对他们所做出的决定有信心。

项目经理怎么汇报进展,得先知道如何去衡量项目状态(原创)

所谓项目状态,就是项目在各个维度正在进行的事情,这往往意味着需要对所期望的事情的目标进行定义,然后才能进行衡量。另一个需要考虑如何衡量的事情是采样频率,也就是说需要间隔多久对项目的状态进行衡量,在项目中不同维度的衡量频率可能并不一样。

衡量频率的决定是衡量成本与取样信息价值之间的折衷,例如,如果要求项目团队成员每天都需要花费时间对任务状态进行更新,这会导致额外的开销从而提高项目交付成本,因为有时候每天而不是每周进行更新的信息,往往这类信息没有什么太大的不同,也不会影响任何决策。

为了了解当前项目状况,需要知道项目中关键利益相关者的期望与实际情况进行比较。因此,对于每次衡量,都需要具有预期值或目标值。衡量项目状态可能有多个指标支持目标。理想情况下,将有一些衡量标准,通过和目标和主要指标的对比下显示结果,提供相关的问题指示。

项目经理怎么汇报进展,得先知道如何去衡量项目状态(原创)

项目的时间表、预算和项目范围(也成为项目的三角限制)是项目一开始就制定的基本限制,并得到所有利益相关者的认可,项目中各项任务也是基于这些要素展开的。项目管理者根据分配的项目资源确定了项目的交付预期,因此,这三个因素就是项目中需要重点衡量的对象,因为他们是各个利益相关者的满意度和各项任务成果的主要贡献因素。

上海联通信息港 - 为网友提供互联网每日热点内容
上海联通信息港是一个自媒体内容聚合分享平台,为网友提供互联网每日新闻和热点内容分享,今日看点新闻头条增长知识!